5 Hal Ini yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membeli Cloud Accounting

Di zaman disrupsi teknologi ini, penggunaan aplikasi akuntansi sudah semakin berkembang. Mulai dari perkembangan software akuntansi berbasis komputer hingga kini software akuntansi yang terintegrasi dengan sistem secara daring atau online. Saat ini bahkan sudah ada software akuntansi berbasis cloud atau cloud accounting. Ya, banyak perusahaan menggunakan dan memaksimalkan kekuatan teknologi dan internet dalam pengelolaan keuangan.

Perkembangan teknologi tersebut beriringan dengan perkembangan bisnis dan masalah keuangan yang semakin dituntut untuk cepat dalam pengelolaannya. Selain itu, hal tersebut tak bisa dibendung mengingat urusan keuangan dalam perusahaan dari hulu ke hilir seperti halnya pengelolaan invoice, pembukuan online, mencatat stok, dan kegiatan lainnya.

Apa Itu Cloud Accounting?

Cloud accounting atau dalam arti bahasa Indonesia didefinisikan sebagai akuntansi berbasis cloud. Layaknya perangkat lunak atau software akuntansi pada umumnya, cloud accounting juga digunakan untuk mengelola kegiatan akuntansi perusahaan.

Bedanya, cloud accounting melakukan penyimpanan dan pengelolaan data pada server pusat atau yang lebih lazim disebut dengan cloud.

Singkatnya, pengelola keuangan perusahaan yang menggunakan sistem akuntansi berbasis cloud dapat mengakses data di mana saja dan kapan saja.

Cloud Accounting vs Desktop Accounting Software

Pada dasarnya, cloud accounting dan desktop accounting software berfungsi layaknya software akuntansi. Namun, terdapat beberapa perbedaan dari dua perangkat lunak pencatatan dan pengelolaan kegiatan akuntansi perusahaan tersebut, yaitu:

1. Kemudahan Akses

Cloud accounting menawarkan akses data terhadap pengelolaan akuntansi yang lebih fleksibel karena dapat diakses dari mana saja dengan perangkat apapun yang terhubung dengan koneksi internet. Sementara itu, untuk aplikasi desktop hanya dapat diakses pada komputer yang sudah diinstal oleh aplikasi atau software tersebut.

2. Pembaruan Otomatis

Dari segi pembaruan atau update data, akuntansi komputasi memproses dan melakukan pembaruan secara otomatis. Tak hanya itu, data yang di-update juga ditampilkan secara real time dan akan meng-update data keuangan secara otomatis dan menyajikan laporan keuangan secara real-time.

Lain dengan software akuntansi desktop yang mengharuskan pengelola mengupdate secara manual saat ada data yang harus ditambahkan.

3. Kemudahan Maintenance

Dalam hal biaya perawatan atau maintenance, ternyata menggunakan akuntansi komputasi akan terhitung lebih murah dan mudah. Ya, karena menggunakan akuntansi komputasi tidak mewajibkan untuk diinstal pada semua perangkat dan server yang ditanggung oleh penyedia jasa, maka perusahaan pengguna cloud accounting akan dimudahkan dalam hal biaya perawatan dan kegiatan maintenance itu sendiri.

Selain itu, karena provider cloud telah melakukan backup, maka data akuntansi milik perusahaan akan terjaga dan mendapatkan pembaruan otomatis yang bisa diawasi secara real-time.

4. Risiko Kesalahan yang Kecil

Karena melakukan pembaruan secara otomatis, maka akuntansi komputasi dapat mengurangi risiko terjadinya kesalahan. Kesalahan yang umum terjadi adalah pada saat entri data atau memasukkan data pada software akuntansi lain.

Manfaat Cloud Accounting

Cloud accounting memiliki beberapa fungsi dan manfaat dalam pengelolaan keuangan, yaitu:

  • melakukan penganggaran kegiatan perusahaan secara lebih baik,
  • melakukan fungsi otomasi pada kegiatan akuntansi dari pembukuan manual atau software akuntansi desktop,
  • kemudahan mengakses data di mana pun dan kapan pun,
  • diperbarui secara real-time,
  • mengurangi biaya operasional (biaya ATK, maintenance, dan lainnya),
  • pembuatan laporan keuangan yang lebih mudah,
  • meminimalisir kesalahan entri data.

Pertimbangan Cloud Accounting

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat memulai menggunakan akuntansi komputasi dalam pengelolaan keuangan perusahaan, yaitu:

1. Fitur

Pada dasarnya, semua aplikasi akuntansi memiliki fitur yang serupa. Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya saja, kemudahan akses data, jumlah pengakses, dan aspek lain.

Oleh karena itu, sebelum menggunakan akuntansi komputasi ada baiknya kita sebagai pengelola keuangan perusahaan memilih software mana yang paling sesuai dan bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan.

2. Biaya

Sama halnya dengan fitur, pertimbangan biaya menjadi hal yang tak kalah penting. Biasanya sudah banyak penyedia jasa cloud accounting yang menyediakan harga terjangkau. Namun, jangan terlena dengan harga yang murah saja, ada baiknya kita memilih sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan dari cloud accounting tersebut.

3. Keamanan Data

Keamanan data menjadi hal yang paling penting di era saat ini. Tak ayal, dibalik kemudahan dalam mengakses dan menyimpan data di internet ternyata menyimpan beberap kerugian dan kemungkinan penyalahgunaan data.

Oleh karena itu, pastikan perangkat lunak yang dipilih memiliki enkripsi yang kuat, anti-malware, dan firewall. Selain itu, harus ada metode yang jelas seperti pemantauan ketat untuk mencegah masuknya pengguna yang tidak sah dan untuk meminimalisasi cyber crime.

4. Kemampuan

Yang tak kalah penting adalah mengenai kemampuan aplikasi akuntansi komputasi itu sendiri. Pastikan software milik perusahaan anda memiliki kemampuan yang baik dalam membackup data, menyimpan, dan melakukan pembaruan. Hal tersebut juga dapat membantu dalam memastikan pengambilan data dengan cepat, tepat, dan mudah.

5. Kemudahan

Terakhir, akuntansi komputasi yang anda gunakan dalam mengelola perusahaan haruslah yang mudah digunakan. Misalnya, dalam melakukan penghitungan data, entri data dan kemudahan lain. Selain itu, secara interface, sebaiknya software cloud accounting yang anda pilih juga memiliki tampilan yang ramah dan tidak sulit untuk digunakan.

Cloud accounting atau dalam arti bahasanya didefinisikan sebagai akuntansi berbasis cloud atau akuntansi komputasi. Cloud accounting digunakan untuk mengelola kegiatan akuntansi perusahaan.

Software ini melakukan penyimpanan dan pengelolaan data pada server pusat atau yang lebih lazim disebut dengan cloud. Oleh karena itu, pengelola keuangan perusahaan yang menggunakan cloud accounting akan dapat mengakses data di mana saja dan kapan saja.

Cloud accounting memiliki beberapa fungsi dan manfaat dalam pengelolaan keuangan, yaitu melakukan penganggaran kegiatan perusahaan secara lebih baik, melakukan fungsi otomasi pada kegiatan akuntansi dari pembukuan manual atau software akuntansi desktop, kemudahan mengakses data dari mana saja dan kapan saja, diperbarui secara real-time, dan lainnya

Sebagai contoh software cloud accounting yang mumpuni, anda dapat memilih JURNAL. JURNAL mampu mengakomodasi setiap kegiatan akuntansi perusahaan. Selain itu, dengan menggunakan JURNAL perusahaan akan lebih terbantu dalam hal mengakses data akuntansi dari pengelolaan keuangan.

Dengan berbagai fitur dan kelengkapan yang ada dan dibutuhkan perusahaan dalam melakukan pencatatan keuangan JURNAL hadir dengan pilihan kustomisasi yang bisa dipilih oleh perusahaan berbagai industri.

Hal ini dikarenakan, JURNAL sudah terintegrasi dengan teknologi yang mampu memfasilitasi segala keperluan perusahaan dalam mencatat kegiatan akuntansi.

Jadi, JURNAL dapat memudahkan perusahaan dalam membuat laporan keuangan dan kegiatan akuntansi lainnya dimana saja dan kapan saja lewat perangkat apapun. Untuk mengetahui lebih banyak tentang software JURNAL yang memberikan banyak kemudahan, langsung saja konsultasikan kepada konsultan ahli Jurnal by Mekari. Gratis!